당연한(?) 이야기지만 일본 기업의 사무실에서 유선전화가 사라져 가고 있다.

신입사원 오리엔테이션에서 전화벨이 울리면 먼저 전화받으라는 교육을 받은 세대에게는 세태 변화를 일깨워주는 단적인 사례다.

사무실 책상 마다 놓여있던 유선전화는 이제 그냥 쓸 일이 별로 없는 정도가 아니라 상대의 시간을 빼앗는 "나쁜 존재" 취급을 받기도 한다.

업무연락 수단으로 이제 유선전화 대신 메일이 주로 쓰인다. 많은 기업이 요즘 컴퓨터 네트워크에서 이뤄지는 리얼타임 대화를 가리키는 채팅이나 웹을 회의에 활용하고 있다.

특히 IT(정보기술) 기업을 중심으로 대부분 업무연락을 SNS로 처리하면서 유선전화를 아예 없애는 기업이 늘고 있다.

기업용 웹 서비스 IT 업체인 '스터디스'도 유선전화를 아예 없앴다. 사원간 업무연락은 주로 채팅을 이용한다. 사내 커뮤니케이션의 95%는 인터넷을 통해 이뤄진다. 전화나 대면 대화는 나머지 5% 정도라고 한다.

채팅을 이용하면 프로젝트별로 그룹 멤버를 자유롭게 바꿔 가면서 업무보고나 자료공유, 일정관리 등을 한꺼번에 할 수 있다.

이 회사 홈페이지에는 대표 유선 전화번호가 적혀 있지만 전화를 걸면 회사 밖의 대행업자에게로 연결된다.

필요한 경우에만 담당자에게 채팅 문서로 전달되는 구조다.

이 회사 대표인 스즈키 사토시는 유전전화를 없앤 이유는 쌍방의 시간을 빼앗는 것은 물론 오간 대화가 기록으로 남지 않기 때문이라고 설명했다.

"전화가 걸려온 시점에서 하고 있던 일을 중단해야 하기 때문에" 효율성을 해친다는 것이다. 전화로 오고 간 대화가 기록되지 않기 때문에 통화가 끝난 뒤 메모를 하거나 내용을 정리해야 하는 것도 불편한 점이다. 채팅을 이용하면 바로 공유가 가능하다. "일하는 방식 개혁"을 부르짖는 시대에 업무를 어떻게 효율적으로 처리하느냐가 중요하다는 이야기다.

예를 들어 영업부 사원이 자녀가 독감에 걸려 갑자기 쉬어야 할 때 사내 SNS를 통해 고지하면 약속을 대신해줄 사람을 금방 찾아내 손을 나눠 업무를 대신할 수 있다. 전화로 하면 1대 1로 한명, 한명에게 전달해야 하기 때문에 정보공유력이 약해지는 경우가 있다고 한다.

이 회사는 장소에 구애받지 않고 일하는 텔레워크를 인정하고 있다. 사원들이 굳이 회사에 올 필요가 없다. 거래처와의 연락에도 채팅을 이용하고 있다. 다만 상대의 개성이나 성격은 SNS를 통해서는 파악할 수 없기 때문에 사원간 직접대화의 기회를 정기적으로 마련하고 있다.

기업용 채팅 서비스업체들은 최근 몇년간 일감이 크게 늘었다.

6년전 서비스를 시작한 '채트워크(Chat Work)'는 서비스 이용기업 수가 2014년 3만9천900개에서 현재는 14만1천개사로 3년만에 3배 이상으로 늘었다. 스마트폰 보급으로 사원이 어디에 있든지 연락이 가능해진데다 SNS에 익숙해진 탓이다.

주 업무연락 방법을 SNS 등 채팅으로 옮기는 기업이 최근에는 건설회사와 노인돌봄사업자 등 노동집약형 기업과 중소기업에도 확산하고 있다는게 이 회사 관계자의 설명이다.

물론 유선전화를 필요로 하는 기업도 있다. 출신지역이나 후원하고 싶은 지방자치단체에 기부를 하면 세금을 공제해 주는 고향납세 관련 사이트를 운영하는 '트러스트 뱅크'는 5년전 창업 이래 사무실에 유선전화를 유지하고 있다. 문서에 의한 커뮤니케이션의 부족한 부분을 전화가 보완해준다고 한다.

담당자는 "문장을 쓰다보면 아무래도 정형화되는 경우가 많아 구체적인 뉘앙스는 전화가 더 잘 전달된다"고 말했다. 특히 전국 각지의 거래처와 연락할 때 전화를 이용하면 그 지방 특유의 사투리와 감정이 전해진다는 것이다.

NHK는 직장에 전화 받는 담당자를 두고 전화받은 내용을 전해주는 관습은 곧 사라질지 모른다면서도 일하는 방식이 다양해 지듯 커뮤니케이션 수단도 다양화해 필요에 따라 선택할 필요가 있다고 지적했다.

국제팀  press@jeonpa.co.kr

<저작권자 © 전파신문, 무단 전재 및 재배포 금지>